Этапы процесса закупок от планирования до исполнения

Привет друзья! Поговорим о неотъемлемой части управления проектами – о закупках. Если вы позиционируете себя как профессионала с большой буквы, то без досконального знания процесса вам не обойтись. Вы должны знать, что процесс закупок включает несколько ключевых этапов, начиная с планирования и заканчивая исполнением.

Пройдёмся по всем вышеперечисленными этапам:

1. Планирование. Если вы работаете проектным менеджером в достаточно крупной организации, то прекрасно понимаете, что провести закупку невозможно без наличия бюджета на эти цели. Как правило бюджет для предстоящих расходов на реализацию проектов планируется заранее, ещё в предыдущем году. Организация разрабатывает стратегию своего будущего развития и планирует проекты, готовые её поддержать, а также и соответствующий бюджет под эти цели. Так что если для вашего проекта предусмотрен бюджет, то считайте, что этап планирования вы почти что прошли. Но и здесь не всё так просто, так как многое зависит от внутренних правил и процедур, действующих в вашей организации. Например, вам может понадобиться составить специальный закупочный документ по утверждённой форме и пройти по процессу для его утверждения. 
2. Выбор поставщиков. На этом этапе проводится анализ рынка, выбираются потенциальные поставщики и проводится тендер. Важно учитывать репутацию поставщиков, их финансовую стабильность и способность выполнять обязательства. То есть ваш выбор не должен основываться только на сравнениях категорий цена/качество, вам необходимо оценить, насколько надёжен и уважаем поставщик на рынке, каков его предыдущий опыт в выполнении своих обязательств. Кроме того, вы можете запросить его финансовую отчётность и проанализировать финансовую устойчивость. 
3. Заключение договора. Вот вы и добрались до критически значимого этапа, когда после выбора поставщика вам предстоит заключить договор. Что должно быть указано в договоре? Обычно это условия поставки, сроки, стоимость и ответственность сторон. Важно внимательно изучить все пункты договора и предусмотреть возможные изменения и дополнения. Не основывайтесь только на вашем субъективном мнении, постарайтесь в обязательном порядке привлечь к изучению контракта финансистов, юристов, рисковиков (если таковые имеются в штате вашей организации). Соберите их мнение, комментарии и согласуйте внесение соответствующих правок в договор с вашим поставщиком. Только после этого запускайте договор на подписание.
4. Исполнение договора. На этом этапе осуществляется поставка товаров или услуг, контроль качества и количества, а также выполнение всех условий договора. Важно вести постоянный мониторинг и контроль за исполнением договора, чтобы избежать возможных проблем и задержек. Если вы заранее предусмотрели в договоре чувствительные моменты, например, такие как установку оборудования (а не только его поставку), то исполнение договора будет происходить без проволочек.
5. Закрытие процесса. После выполнения всех условий договора и получения товаров или услуг проводится закрытие закупки. Так как вы проектный менеджер, то вам важно провести анализ результатов, оценить эффективность закупки и сделать выводы для будущих закупок. Мы называем это Lessons Learned. Прохождение через этот этап позволит в дальнейшем вашим коллегам, последователям или даже вам самим воспользоваться полученным опытом.

Друзья, делитесь своими мыслями, соображениями и опытом в комментариях. Какие нюансы и сложности встречались вам на практике?

Stages of the procurement process from planning to execution

Hello friends! Let’s talk about an essential part of project management — procurement. If you position yourself as a professional with a capital letter, you can’t do without thorough knowledge of the process. You should know that the procurement process includes several key stages, starting from planning and ending with execution.

Let’s go through all the major stages:

1. Planning. If you work as a project manager in a large organization, you understand perfectly well that procurement is impossible without a budget for these purposes. Usually, the budget for upcoming expenses for project implementation is planned in advance, in the previous year. The organization develops a strategy for its future development and plans projects to support it, as well as the corresponding budget for these purposes. So, if your project is budgeted, consider the planning stage almost done. But it’s not that simple, as much depends on the internal rules and procedures of your organization. For example, you may need to prepare a special procurement document in an approved form and go through the process for its approval.
2. Supplier selection. At this stage, market analysis is conducted, potential suppliers are selected, and a tender is held. It is important to consider the reputation of suppliers, their financial stability, and their ability to fulfill commitments. Your choice shouldn’t be based solely on price/quality comparisons; you need to assess how reliable and reputable the supplier is in the market and their previous experience in fulfilling commitments. Additionally, you can request their financial statements and analyze financial stability.
3. Contract assignment. You’ve reached the critically significant stage where, after selecting a supplier, you need to conclude a contract. What should be specified in the contract? Usually, it’s the terms of delivery, deadlines, cost, and responsibilities of the parties. It’s important to carefully study all contract clauses and foresee possible changes and additions. Don’t just rely on your subjective opinion; be sure to involve finance experts, lawyers, risk managers (if available in your organization’s staff) in reviewing the contract. Gather their opinions and comments and agree on the corresponding amendments with your supplier. Only after this should you start signing the contract.
4. Contract execution. At this stage, goods or services are delivered, quality and quantity are controlled, and all contract terms are fulfilled. It’s important to maintain constant monitoring and control over contract execution to avoid potential issues and delays. If you have anticipated sensitive moments in the contract, such as equipment installation (not just delivery), then contract execution will proceed without delays.
5. Process closure. After fulfilling all contract terms and receiving goods or services, procurement is closed. As a project manager, it is important for you to analyze the results, assess procurement effectiveness, and draw conclusions for future procurements. We call this Lessons Learned. Going through this stage will allow your colleagues, successors, or even yourself to use the gained experience in the future.

Friends, share your thoughts, ideas, and experiences in the comments. What nuances and challenges have you encountered in practice?