Эффективное планирование ресурсов проекта

Привет, коллеги!

Хотела бы поговорить о важности эффективного планирования ресурсов в проектах. Известно, что без четкого распределения ресурсов легко потеряться в хаосе задач и сроков. Но как это сделать правильно?

Предлагаю использовать 3 следующих подхода:

1. Анализ потребностей. Начните с того, чтобы определить, какие ресурсы вам действительно нужны для достижения целей проекта. Необходимо выделить приоритетные задачи и сосредоточиться на них.

Получение ожидаемых результатов в проекте потребует обеспечения человеческими, финансовыми, материальными ресурсами и затрат времени. Определитесь какие конкретно ресурсы потребуются для каждой задачи проекта. Например, из моего опыта могу сказать, что для разработки программного обеспечения вам точно потребуются разработчики, тестировщики, дополнительные сервера и лицензионное ПО.

Далее необходимо будет подсчитать количество ресурсов, то есть сколько единиц каждого ресурса потребуется. Это включает в себя как количество людей, так и объем материалов. Затем прикиньте, сколько времени будет требоваться для использования каждого ресурса. Это позволит вам лучше управлять графиками и сроками. Но и это ещё не всё. Проверьте, какие ресурсы доступны в вашей организации и какие придется приобретать извне. Оцените, есть ли в наличии нужные навыки у сотрудников или необходимо проводить обучение.

2. Гибкость. Будьте готовы вносить изменения в план. Иногда обстоятельства требуют адаптации. Это нормально.

Ведь после того как вы оцените риски, связанные с нехваткой ресурсов, вам нужно будет подумать о том, как можно их минимизировать. А в проекте вполне возможны задержки поставок или нехватка финансирования. На основе собранных данных и обсуждений будет обновляться ваш проектный план, включая все ресурсы и их количество.

Во время самого выполнения проекта вы также будете отслеживать использование ресурсов и при необходимости вносить изменения в план.

В моей практике была реализация проекта по созданию Школы внутренних тренеров. Внедрение совпало с периодом карантинных ограничений по поводу COVID-19. Соответственно, приходилось быть чрезвычайно гибкими в части планирования и использования доступных ресурсов.  

3. Командная работа. Обязательно вовлекайте команду в процесс планирования. Их мнение важно и может привести к неожиданным, но эффективным решениям.

Начните с открытого обсуждения и дайте понять команде как их работа влияет на общий успех. Они могут предложить дополнительные идеи и выявить потребности, которые вы могли упустить. Полезным также будет участие членов команды в разработке графиков и планов. Это создаёт чувство ответственности за конечный результат. Но и в ходе реализации проекта проводите регулярные собрания, чтобы понять прогресс и при необходимости провести обновления ваших ресурсных планов.  

Как видите, помимо чисел и графиков, хорошее планирование нацелено на то, как сделать работу более слаженной и приятной для всех участников.

А какие методы вы используете для планирования ресурсов? Давайте обсуждать!

Effective Resource Planning

Hi colleagues!

I would like to talk about the importance of effective project resource planning. It is known that without a clear allocation of resources, it is easy to get lost in the chaos of tasks and deadlines. But how to do it right?

I suggest using the following 3 approaches:

1. Analysis of needs. Start by determining what resources you really need to achieve the project goals. It is necessary to identify priority tasks and focus on them.

Achieving the expected results in the project will require the provision of human, financial, material resources and time. Determine what specific resources will be required for each project task. For example, from my experience, I can say that for software development you will definitely need developers, testers, additional hard ware and licensed software.

Next, you will need to calculate the number of resources, that is, how many units of each resource will be required. This includes both the number of people and the volume of materials. Then estimate how much time will be required to use each resource. This will allow you to better manage schedules and deadlines. But that’s not all. Check what resources are available in your organization and which will have to be acquired from outside. Assess whether employees have the necessary skills or whether training is required.

2. Flexibility. Be prepared to make changes to the plan. Sometimes circumstances require adaptation. This is normal.

After all, after you assess the risks associated with a lack of resources, you will need to think about how to minimize them. And in the project, delivery delays or lack of funding are quite possible. Based on the collected data and discussions, your project plan will be updated, including all resources and their quantities. During the project itself, you will also track the use of resources and make changes to the plan if necessary.

In my practice, there was a project to create a School of internal trainers. The implementation coincided with the period of quarantine restrictions due to COVID-19. Accordingly, we had to be extremely flexible in terms of planning and using available resources.

3. Teamwork. Be sure to involve the team in the planning process. Their opinion is important and can lead to unexpected but effective solutions.

Start with an open discussion and let the team understand how their work affects the overall success. They can offer additional ideas and identify needs that you may have missed. It is also helpful to involve team members in developing schedules and plans. This creates a sense of ownership for the end result. But also during the project, hold regular meetings to understand progress and update your resource plans if necessary.

As you can see, in addition to numbers and schedules, effective planning is focused on how to make the work more coordinated and enjoyable for everyone involved.

What methods do you use for resource planning? Let’s discuss!